Jak ustalić, gdzie załatwić sprawę
Przed wizytą w Urzędzie Miasta Knurów należy ustalić, której komórki dotyczy sprawa. Wnioski o dowód osobisty, sprawy meldunkowe, podatki lokalne i gospodarka odpadami mają odrębne procedury. Różnią się formularzami, wymaganymi załącznikami, a niekiedy także miejscem obsługi. Nazwa sprawy podana podczas rozmowy telefonicznej pozwoli uzyskać informację o właściwym stanowisku i sposobie przyjęcia wniosku. Jeżeli pismo dotyczy kilku zagadnień, dobrze je rozdzielić i zapytać, czy każde należy skierować do innej komórki urzędu.
Nie każda sprawa dotycząca mieszkańca podlega urzędowi miasta. Rejestracja samochodu i wydanie prawa jazdy należą do spraw powiatowych, dlatego przed wyjazdem należy sprawdzić właściwość instytucji. Z kolei akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu załatwia się w urzędzie stanu cywilnego. Przy pytaniu o konkretny dokument najlepiej podać rodzaj czynności: zgłoszenie zdarzenia, uzyskanie odpisu albo sprostowanie aktu. Dzięki temu łatwiej ustalić, czy potrzebna jest wizyta i jakie dokumenty trzeba przedstawić.
Dokumenty i sposób złożenia wniosku
Wymagania zależą od rodzaju sprawy oraz sytuacji osoby składającej wniosek. Do spraw meldunkowych mogą być potrzebne dane lokalu i dokument potwierdzający prawo do niego; przy działaniu przez pełnomocnika dochodzi pełnomocnictwo. W sprawach podatku od nieruchomości znaczenie mają dane właściciela, nieruchomości i dokumenty dotyczące zmiany, którą zgłasza się urzędowi. Przed wypełnieniem formularza należy sprawdzić jego aktualną wersję, termin złożenia oraz to, czy wymagany jest podpis wszystkich uprawnionych osób. Brak załącznika może oznaczać wezwanie do uzupełnienia wniosku i wydłużyć załatwienie sprawy.
Wizyta, kontakt telefoniczny i sprawy elektroniczne
Przed przyjściem do urzędu należy sprawdzić godziny obsługi właściwej komórki oraz możliwość umówienia wizyty. Przy składaniu pisma w kancelarii przydatna jest jego kopia, na której można uzyskać potwierdzenie wpływu. Jeśli sprawa wymaga opłaty, wcześniej należy ustalić jej wysokość, numer rachunku i dopuszczalny sposób zapłaty; nie każdą opłatę wnosi się w kasie. W przypadku wniosków składanych elektronicznie trzeba sprawdzić, czy dana usługa jest dostępna online i jak potwierdza się tożsamość. Samo wysłanie wiadomości e-mail nie zawsze zastępuje złożenie urzędowego wniosku. Podczas rozmowy telefonicznej można też ustalić, czy odpowiedź zostanie udzielona od razu, czy sprawa wymaga pisemnego rozstrzygnięcia i późniejszego odbioru dokumentu.